Privacy statement

Op 25 mei 2018 werd de Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG) van kracht in alle lidstaten van de Europese Unie, dus ook in Nederland. Deze AVG is de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens in Nederland. Het doel van de AVG is enerzijds om ‘de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun gegevens’ te waarborgen en anderzijds ‘het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie’ te regelen.

Volgens de AVG is het KNHG als vereniging bevoegd om gegevens van haar leden te verzamelen, op te slaan en te verwerken. Binnen de vereniging is een functionaris aangesteld als verenigingsmedewerker, dat is Caroline van Vliet. Zij is degene tot wie leden (of zoals het in de AVG heet ‘betrokkenen’) zich kunnen wenden om hun gegevens in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen.

Het KNHG verzamelt specifieke persoonsgegevens, vrijwillig gegeven door de leden, om zijn taken als beroepsvereniging te kunnen uitoefenen. Het bureau heeft een zogenoemd Register van Verwerkingsactiviteiten opgesteld waarin verantwoord wordt welke gegevens voor welke doeleinden worden opgeslagen, met wie deze gegevens gedeeld worden en hoe lang ze bewaard zullen worden.

Wilt u meer informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming? Dan verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Richtlijnen voor audio- en video-opnames tijdens KNHG bijeenkomsten

1. Van veel (grote) bijeenkomsten worden in opdracht van het KNHG foto- en video-opnames (sfeerbeelden) gemaakt.  Deze worden gebruikt om een indruk te geven van het evenement.
   • Het KNHG maakt hier altijd vooraf melding van;
   • Het KNHG vraagt deelnemers vooraf of zij gefotografeerd en/of gefilmd mogen worden. Zij die dat niet wensen, worden door middel van hun naambadge en/of op een andere manier, kenbaar gemaakt aan de fotografen en filmers. Foto’s en videobeelden waarop zij te zien zijn, worden pro-actief verwijderd.
2. Het KNHG wil dat leden in alle openheid en vrijheid een debat kunnen voeren. Als deelnemers/sprekers weten dat er gefilmd en/of opgenomen wordt door derden/deelnemers in de zaal, heeft dit invloed op  hun deelname of besluiten ze wellicht zelfs niet te komen. Deze vorm van zelfcensuur vindt het bestuur van het KNHG onwenselijk. Daarom is het alleen met schriftelijke toestemming vooraf van het KNHG is toegestaan video-opnames te maken van (deel)sessies en/of programmaonderdelen van KNHG bijeenkomsten.
   • Wanneer een deelnemer video-opnamen wenst te maken van deel)sessies en/of programmaonderdelen van KNHG bijeenkomsten wordt hem/haar verzocht tenminste 2 weken voor het evenement een verzoek hiertoe in te dienen bij het bureau van het KNHG via info@knhg.nl t.a.v. de directeur. Het KNHG verzoekt de aanvrager om te vermelden wat:
     1. De reden van opnamen is (onderzoek, onderwijs, verslaglegging etc.);
     2. Om welk onderdeel het gaat;
     3. Wat er met de opnamen gebeurt (op You Tube, alleen in collegezaal etc.)
     4. Hoe en hoe lang deze opnamen bewaard gaan worden.

Het KNHG streeft ernaar om de aanvrager een week voor het evenement te informeren of er toestemming verleend wordt door het bestuur tot het maken van eigen opnames.

1. Wanneer het KNHG toestemming verleent tot het maken van opnames zal er tijdens het evenement expliciet vermelding gemaakt worden en ter plekke gevraagd worden aan de deelnemers of zij geen bezwaar hebben. Wanneer er bezwaren zijn, zal ter plekke overlegd worden (door voorzitter, directeur en aanvrager) over het bezwaar en de opnamen waarbij de richtlijn is dat er alleen met expliciete toestemming van deelnemers tijdens het evenement video-opnames gemaakt mogen worden.
2. De AVG is onverkort van toepassing op deze richtlijn. Dat betekent dat betrokkenen te allen tijde, dus ook achteraf, hun toestemming mogen intrekken en dat de gemaakte opnames niet mogen worden gebruikt of zelfs moeten worden verwijderd.

Etiquette digitale bijeenkomsten

Het KNHG verzoekt eenieder die deelneemt aan (mede) door het KNHG georganiseerde digitale bijeenkomsten van tevoren kennis te nemen van de onderstaande etiquette.

Voorbereiding

• Installeer Zoom op uw computer en probeer alvast wegwijs te worden met het programma. Voor meer uitleg over het gebruiken van Zoom, kunt u deze handige video bekijken.
• Vind een rustige plek zodat u zonder verstoring deel kan nemen en zodat anderen u duidelijk kunnen verstaan.
• Als u uw telefoon gebruikt, probeer deze dan niet te veel te bewegen; dat kan afleiden.

Tijdens de meeting

• Als u nog niet bekend bent met Zoom, probeer dan op tijd het programma op te starten om te kijken of alles werkt.
• Zet uw microfoon uit wanneer u deelneemt aan de bijeenkomst, zodat er geen verstorende achtergrondgeluiden door elkaar heen klinken en de spreker duidelijk verstaanbaar is voor iedereen.
• Mocht u een virtuele achtergrond aan willen zetten, kies er dan een die niet erg afleidend is. Let verder op dat het geen bewegende achtergrond is en dat de kleuren niet te fel zijn.
• Houd uw camera zoveel mogelijk aan. Voor de spreker is het demotiverend om alleen zwarte schermen te zien.
• Wij raden u aan geen ongerelateerde activiteiten te ondernemen tijdens de zoomsessies, zoals het checken van social media of uw email.
• Omdat de digitale omgeving een veilige plek moet zijn, wordt u geacht geen opnames of foto’s te maken en deze te delen met derden. Het KNHG heeft ook een beleid voor het maken van foto’s en/of video-opnames. Wij verzoeken u hier ook kennis van te nemen.
• De algemene omgangsnormen gelden ook in een digitale bijeenkomst. Dus val anderen niet aan als u het niet eens bent met hetgeen gezegd wordt. Wij verzoeken u mensen te laten uitpraten en de discussie beschaafd te houden. Onderbreek een spreker ook niet door tijdens zijn/haar presentatie persoonlijke chats te sturen. Maak uw opmerking in de algemene chat, of neem later contact op met de spreker.
• Alle beledigende, godslasterlijke, bedreigende en lasterlijke uitspraken worden niet getolereerd door het KNHG. Mocht u daartoe overgaan, kan de moderator uw microfoon uitzetten of uw deelname aan de bijeenkomst beëindigen.

Vraag & Antwoord

• Als u een vraag of opmerking heeft, stel deze dan alstublieft in de chat, omdat bij grote groepen de moderator niet iedereen in beeld heeft. De moderator zal aangeven wanneer u uw microfoon aan mag doen, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.
• Probeer uw opmerkingen in de chat zo bondig mogelijk op te stellen en gebruik de chat alleen voor relevante vragen of opmerkingen.
• Gebruik de chat niet voor privégesprekken.
• Het kan zijn dat er te veel vragen in de chat worden gesteld om in een keer behandeld te kunnen worden. Probeer hierbij geduldig te blijven. Praat er niet doorheen maar stel uw vraag nog een keer.
• Probeer in de camera te kijken wanneer u uw vraag stelt.
• Houd rekening met de vertraging in beeld en geluid als u een vraag wilt stellen.